Hoe segmenteert u uw contactenbestand?

Het hele jaar door, maar vooral tijdens de terugkeer naar het werk, moeten uw communicatiecampagnes perfect zijn afgestemd op de contacten die u wilt bereiken. Uw database, uw grootste troef, moet goed gesegmenteerd zijn om de verzending van uw berichten te optimaliseren en om de juiste mensen te bereiken

Waarom uw contactenbestand segmenteren?

Het segmenteren van uw database bestaat in het homogeniseren van uw contacten of soorten contacten volgens interne criteria, die min of meer complex kunnen zijn. Dit wordt gedaan om specifieke berichten te sturen die van belang kunnen zijn voor een van deze contactgroepen.

Segmenteren om de communicatiestrategie van uw organisatie te bepalen

Door uw contacten te groeperen volgens criteria kunt u de structuur van uw informatie optimaliseren. Zo kunt u de dynamiek benadrukken: door uw contacten te segmenteren op basis van hun leeftijd, geslacht, contactbron (sociale netwerken, website, winkel, enz.), opening van de nieuwsbrief of elk ander criterium dat relevant is voor uw organisatie, kunt u belangrijke trends vaststellen.

Het segmenteren van uw contactpersonen is van groot strategisch belang en speelt een sleutelrol in uw besluitvormingsproces: het vormt de basis van uw communicatieplan. Op deze basis ontwikkelt u specifieke campagnestrategieën voor elk segment. Zo kunt u de hoogtepunten en jaarlijkse campagnes bepalen die u bij uw doelpubliek wilt uitvoeren: digitale campagnes, evenementen, nieuwsbrieven, enz.

Segmentatie is een essentiële stap om een doeltreffende targeting te waarborgen, wat een sleutelfactor is voor het succes van uw campagnes.

Segmenteren om de relatie met uw contacten te personaliseren

Nu de grote lijnen van uw communicatieplan zijn uitgezet, is het tijd om de operationele kant te bekijken en elke campagne in detail te plannen. Om ervoor te zorgen dat elk contact uniek aanvoelt, dienen uw interacties aan te sluiten bij de geschiedenis van uw relatie. Door te segmenteren zorgt u ervoor dat u met al uw contacten op de juiste manier communiceert. Wat is er mooier dan een nieuwe mededeling die dieper ingaat op een onderwerp dat in een vorig bericht de belangstelling van uw lezer heeft gewekt?

Segmenteren om campagnes gemakkelijker te automatiseren

De segmentatie van uw database is zinvol in het kader van marketingautomatisering. Met deze geautomatiseerde campagnes op basis van scripts kunt u bijvoorbeeld een automatische herinnering sturen naar alle mensen die uw laatste e-mail niet hebben geopend.

Door uw contacten te segmenteren volgens uw criteria en door bepaalde acties te automatiseren maakt u tijd vrij en kunt u zich op andere taken concentreren. Dit impliceert evenwel een zekere nauwkeurigheid: kwalificatie van de contacten, kennis van de profielen en achtergronden, enzovoort.

Segmenteren om uw conversiestrategie te analyseren en aan te passen

Door te segmenteren krijgt u een goed beeld bij het analyseren van uw resultaten zodra uw campagnes zijn afgerond.

Welke categorieën zijn actiever op ad hoc basis en na verloop van tijd? Welk type contacten zorgt voor de grootste betrokkenheid? Wat is de beste periode om ze iets te vragen? Met trackinglinks kunt u de belangrijkste trends die de belangstelling van uw contacten wekken onder de aandacht brengen.

Naast het begeleiden van uw communicatiestrategieën helpt segmenteren u bij uw algehele strategie dankzij een “360°”-macrovisie en, bij een meer verfijnde strategie, dankzij een microvisie. U kunt dan de reacties van uw publiek analyseren om zowel uw zwakke als uw sterke punten te bepalen. Zo beschikt u over alle gegevens die u nodig hebt voor prognoses op de korte en de middellange termijn en kunt u uw strategie aanpassen om deze efficiënter te maken.

Hoe segmenteert u uw contactenbestand goed?

Wat zijn de beste praktijken voor het segmenteren van uw contacten, zoals de keuze van instrumenten en indicatoren, het bijwerken van uw database en het gebruik van scores en filters?

De juiste tool kiezen om uw contactenbestand te segmenteren

Zeg “Vaarwel” tegen die eindeloze Excel-spreadsheets! Veel te archaïsch voor een contact management strategie! Het aanbevolen instrument om uw informatie te centraliseren en uw aanvragen te optimaliseren is een CRM-oplossing. Zo kunt u uw contacten gemakkelijk segmenteren en scores toekennen om uw contacten beter te targeten in uw e-mailcampagnes. Meestal wordt in de basisfuncties van uw CRM een e-mailing-editor aangeboden. U kunt dan met uw segmenten communiceren zonder de tool te hoeven verlaten, maar ook al deze gegevens verwerken in overeenstemming met de RGPD.

Regelmatig uw donorenbestand bijwerken

We kunnen het niet genoeg zeggen: het belangrijkste bij segmentatie is het verzamelen en centraliseren van informatie in één instrument. Door de gegevens te centraliseren kunt u ze met elkaar vergelijken volgens de criteria van uw keuze, afhankelijk van uw huidige behoeften.

Deze gegevens zijn evenwel pas echt waardevol als ze regelmatig worden bijgewerkt. Op die manier vermijdt u een retourzendingen of meerdere verzoeken aan hetzelfde contact.

De juiste criteria gebruiken om te filteren en te scoren

Welke segmentatiecriteria moet u gebruiken voor uw contacten? Het lijkt een eenvoudige vraag, maar het antwoord is niet zo eenvoudig. Want in werkelijkheid hangt de segmentatie van uw contactenbestand af van uw activiteitensector, uw diensten en producten, maar ook van uw doelstellingen. Het hangt ook af van uw interne processen en strategie. Een NGO die de opleiding van jonge vrouwen in Afrika bevordert, zal niet op dezelfde manier segmenteren als een beroepsfederatie van metaalarbeiders.

Is de RFM-score (recency, frequency, monetary value) een van de bekendste segmentaties , dan is de acceptatiescore een even relevant alternatief: deze is niet langer gebaseerd op de laatste transacties, maar op de interesses van uw contacten.

Voor uw segmentaties kunnen ook de volgende criteria (niet-limitatieve lijst) – alleen of in combinatie met elkaar – worden gebruikt om andere gepersonaliseerde scores ten aanzien van uw contacten te verkrijgen en om die met het meeste potentieel te bepalen

• Structuur: particulieren, bedrijven, verenigingen…
• Soort transactie: aankoop, huur, schenking, enz.
• Type contact: grote klant, occasionele koper …
• Geografisch gebied
• Sociaal-professionele categorie
• Leeftijd / Generatie
• RFM
• Type betaling: cheque, automatische incasso, online creditcard, enz.
• Openen van e-mails / klikken op links
• Alle andere gegevens die worden verzameld, bijvoorbeeld tijdens een enquête.