Door Denis Bourmault 
Tijdens de coronacrisis hebben beroepsverenigingen hun activiteiten onverminderd voortgezet, ondanks de onzekerheid over de evolutie van hun sector. Het is dus tijd om de balans op te maken van de verschillende hefbomen die nuttig zijn om nieuwe leden te werven.
U vertrouwde misschien al op digitale hulpmiddelen, waaronder CRM-software. Dit systeem heeft zijn nut bewezen tijdens de lockdowns. En al bij al laat het ook na een periode van volledig afstand houden zijn voordelen zien. Hier vindt u de 5 voordelen van een CRM voor uw acquisitiestrategie.
1. Consolideer het contactbestand van uw beroepsvereniging
Zoals elke beroepsvereniging komt u in contact met verschillende mensen (leden, potentiële leden, partners, journalisten, vertegenwoordigers, …). Met een CRM kunt u deze op één plaats centraliseren, namelijk in uw contactendatabank. Elk van hen kan worden geraadpleegd in lijst- of kaartmodus met een volledig overzicht van hun informatie (naam, adres, beroep, bijdragen, enz.).
Naast centralisatie moet u ervoor zorgen dat uw gegevens betrouwbaar zijn. En zo wordt CRM uw beste vriend. Het systeem werkt uw informatie automatisch bij, schoont deze op en verwijdert doublures. Hebt u externe CSV- of Excel-bestanden van een partner ontvangen? In dat geval kunt u de nuttige gegevens in een paar klikken in uw CRM integreren dankzij importmapping. Het belangrijkste is dat de kwaliteit van deze nieuwe gegevens automatisch wordt gecontroleerd met behulp van speciale functies zoals e-mailverificatie. Dit garandeert op termijn de integriteit van uw klantenbestand.
Tot slot krijgt u inzicht in de interacties en kenmerken van uw contacten met een 360°-zicht op elk van hen. Dit verhoogt uw proactieve vermogen alsook uw vermogen om advies aan uw leden te verstrekken.
2. Creëer meerkanaals campagnes om uw federatie te promoten
Het vermenigvuldigen van uw communicatiekanalen zal de relatie met uw leden aanzienlijk verbeteren. Dankzij uw CRM kunt u tegelijkertijd e-mail-, SMS- of mailmerge-campagnes beheren. Elk succesvol CRM biedt een eigen intuïtieve e-mailstudio. Met eenvoudig “drag and drop” kunt u de verschillende aspecten van uw sjabloon (afbeeldingen, CTA’s, titels, kolommen, enz.) gemakkelijk plaatsen. U maakt op een gebruiksvriendelijke manier een functionele en creatieve e-mail.
Nog beter is dat uw beroepsvereniging haar thematische evenementen gemakkelijk kan beheren met de multi-programma functie van uw CRM. U maakt “on the fly” een landingspagina met een gratis plenaire conferentie, een of meer workshops of bijvoorbeeld een diner tegen betaling. U laat uw leden zich inschrijven voor de programma’s van hun keuze, een of meer begeleidende personen toevoegen en zelfs online betalen. Aan uw kant kunt u de uitgifte van uw registratiebevestigingen of badges met QR-code automatiseren.
Nu uw contactenbestand super gekwalificeerd is, kunt u met meer vertrouwen beginnen met het personaliseren van uw communicatie. Voeg gewoon merge-velden zoals #Voornaam# #achternaam# in uw tekst in en u bent klaar. Bovendien zal geavanceerde targeting u helpen om uw verschillende doelgroepen te groeperen volgens homogene criteria. U zult uw berichten nog persoonlijker maken.
Met de uitbreiding marketingautomatisering kunt u vervolgens de verzending van uw nieuwsbrieven, uw sectorale informatiecampagnes en uw SMS-campagnes programmeren volgens een vooraf bepaalde maandelijkse of jaarlijkse kalender.
Met al uw communicatiecampagnes verzamelt u nieuwe informatie over uw leden, synchroniseert u deze in het CRM en verrijkt u uw database voortdurend.
3. Organiseer en volg de prospectie van uw toekomstige leden op
Prospectie voor leads is een meerwaarde voor uw database. En de hulp van een CRM-oplossing is daarbij essentieel. Hiermee kunt u uw prospectie structureren voor meer efficiëntie en opvolging. Voor een manager wordt het makkelijk om prospecten die nieuw leven moet worden ingeblazen in de takenlijsten van de betrokken medewerker te plaatsen.
Ten eerste dient u gekwalificeerde leads te krijgen. De meest doeltreffende praktijk is om verschillende communicatiecampagnes op te zetten op uw website, op sociale netwerken of via een partner. Dit genereert inkomende verzoeken en legt nieuwe contacten vast. Centraliseer alle lead feedback in uw CRM nadat de formulieren bij uw berichten zijn ingevuld.
Om de doeltreffendheid van uw prospectie te verhogen stelt u kennisgevingen per e-mail in voor een aangewezen persoon in uw vereniging. Zij worden in real time geïnformeerd wanneer een nieuwe interesse wordt geregistreerd in uw CRM.
Zo wordt u veel responsiever en kunt u vanaf het begin een speciale relatie met uw prospects onderhouden. U kunt ook de contacten met elk van hen bijhouden. Meer in het algemeen zult u baat hebben bij een nauwgezette opvolging van de relatie met elke organisatie en de daaraan verbonden contacten.
4. Vereenvoudig het proces om lid te worden van uw beroepsvereniging
Met een CRM als SaaS kan uw beroepsvereniging elke lidmaatschapsaanvraag controleren en valideren volgens uw eigen procedures. Zodra het aanvraagformulier is ingevuld, wordt de aanvraag automatisch en veilig verzonden en opgenomen in uw CRM. Zo krijgt u een duidelijk beeld van de voortgang van uw ledenbestand.
Bewerk uw eigen lidmaatschapsformulier met de velden van uw keuze. Door een responsive design en met de kleuren van uw beroepsvereniging kunt u het integreren op uw website of delen op uw sociale netwerken. Uw toekomstige lid vult zijn formulier heel eenvoudig in, waar hij of zij ook is. Zijn of haar informatie zal automatisch uw CRM verrijken met een begindatum voor uw opvolging in de tijd.
Bekijk in uw CRM de status van elke aanvraag die gedurende uw lidmaatschapscyclus wordt verzonden (“te verwerken”, “aanvaard”, “geweigerd”, “in behandeling”, “gevalideerd”). Automatiseer tegelijkertijd de verzending van uw follow-up e-mails bij elke statuswijziging (ontvangst, weigering of goedkeuring) dankzij marketingautomatisering. U vereenvoudigt het beheer van het proces aanzienlijk en vermindert de tijd die nodig is om lidmaatschappen te verwerken.
5. Meet en stuur de activiteit van uw professionele organisatie
Het is moeilijk om uw acties te verbeteren zonder voortdurende analyse van uw resultaten. Daarom heeft u sturingsinstrumenten nodig zoals dashboards of activiteitenverslagen. Om een zinvol dashboard te bouwen moet u eerst en vooral een heel duidelijk idee hebben van de te tonen KPI’s. Vervolgens kunt u uw tabel naar wens indelen en aanpassen met behulp van een brede waaier aan widgets (grafieken, indicatoren, kanban, enz.). Bepaal de eigenschappen van elk onderdeel en exporteer de beschikbare gegevens naar uw CRM met behulp van een reeks geavanceerde filters. Deze filters worden gecreëerd op basis van sleutelindicatoren die u met elkaar hebt vergeleken.
Kies in uw menu of u het openbaar of alleen zichtbaar voor een groep gebruikers wilt maken. U krijgt een dynamische tabel met alle belangrijke indicatoren van uw activiteit in de vorm van grafieken of statistieken. Dit kan de evolutie zijn van het aantal leden, het bedrag aan lidmaatschapsgelden, het aantal mandaten, het aantal behandelde aanvragen per juridisch onderwerp of, uiteraard, het aantal in behandeling zijnde lidmaatschapsaanvragen.
Wil uw commissie een presentatie over specifieke lidmaatschapsindicatoren? Exporteer een geautomatiseerd rapport in PDF-formaat dat u aan het begin van de vergadering aan hen kunt uitdelen. U scoort punten door op een bepaald moment betrouwbare statistieken te presenteren, waarmee u de juiste beslissingen kunt nemen voor de ontwikkeling en vertegenwoordiging van uw beroepsvereniging.
Heeft u een CRM-project voor uw bedrijfsorganisatie? Laten we contact maken!
