Opgericht in 1850, richt de Kamer van Koophandel en Industrie van Waals-Brabant (CCIBW) zich tot bedrijven van alle groottes en sectoren. Met haar 5 zusterkamers in Wallonië biedt de coördinatie en complementariteit van hun acties de CCIBW aanzienlijk gewicht bij het nemen van economische standpunten met betrekking tot de zakelijke uitdagingen in Wallonië.
Als een particuliere vereniging wordt de CCIBW gefinancierd door de contributies van haar leden, partners, inkomsten en enkele gesubsidieerde projecten. Als een onmisbare economische speler heeft zij tot doel haar leden te ondersteunen bij de ontwikkeling van hun activiteiten, groei en duurzaamheid. In dit kader deelt Céline Squélart, Directrice van de CCIBW, haar ervaring met de implementatie van een CRM om de activiteiten van de organisatie te beheren en te laten groeien.
CCIBW in cijfers
- 11 medewerkers
- 1 miljoen euro omzet
- 550 bedrijfsleden
- 70 activiteiten (opleidingen/netwerkevenementen): 1500 deelnemers
- 7.500 exportdocumenten per jaar
Een nieuwe CRM-oplossing om snelheid te krijgen
“Onze database bij CCIBW was goed opgebouwd, maar helaas beperkt in termen van evolutie. Software-updates waren onmogelijk en we liepen het risico gegevens te verliezen. De veroudering van de tool belemmerde onze zakelijke strategie.
Het was tijd voor ons om verder te kijken dan alleen de database, naar een echte klantbeheeroplossing met specifieke zakelijke tools. Met de hulp van een analist hebben we bestaande processen en behoeften geanalyseerd. Dit stelde ons in staat om te ontdekken dat deze ook konden evolueren met nieuwe CRM-technologieën. We hadden een verandering nodig, maar geen revolutie: we hebben dus de processen behouden die werkten en de verouderde processen vervangen.
Om verder te gaan dan alleen klantrelatiebeheer, omvatte ons specificatiedocument een transversale kennisbasis voor het exportvak, geïntegreerd beheer van al onze evenementen, lidmaatschapsverwerking, gezamenlijk beheer van verzoeken en klantopvolging, gedeelde interne taken, integratie met twee externe platforms (afgifte van exportdocumenten) en vooral hebben we facturatie, batchfacturering en herinneringen voor facturen geïntegreerd.”
Een gewichtige aanbeveling voor een strategische partner
“We hebben een aanbesteding uitgeschreven bij lokale of Belgische leveranciers. Eudonet werd ons aanbevolen door Belgian Chambers (de federatie van Belgische Kamers van Koophandel) die het CRM met succes had geïmplementeerd.
We kozen voor Eudonet vanwege de overeenstemming van de basisfunctionaliteiten met onze activiteiten als Non-Profitorganisatie en de aanpassing van specifieke functies aan onze activiteiten als Kamer van Koophandel. De taal van professionele organisaties was gemeenschappelijk, begrip van de behoeften en geboden oplossingen klopten. Er was geen twijfel, Eudonet zou onze CRM zijn.
Vanaf het moment dat de oplossing werd gedemonstreerd, was de relatie met de twee CRM-experts, Denis en Marc, uitstekend. Naarmate de workshops voor analyse, ontwikkeling, tests en trainingen vorderden, en tot aan de Go Live, verbeterde de kwaliteit van de relatie. En zelfs vandaag.”
Bijna perfecte timing
“Start op de geplande datum, Go Live op de geplande datum. Wat wil je nog meer?
“Zonder de omvang van het project te verbergen voor onze medewerkers, hebben we een groep van 3 ‘key users’ samengesteld: het management, voor hun 360° visie op de activiteiten, en de 2 personen die een algemeen beeld hadden van de klantrelatie en de belangrijkste bedrijfsprocessen. Elke medewerker kon zijn processen, verwachtingen en behoeften gedetailleerd beschrijven. Iedereen nam deel aan elk type workshop dat betrekking had op zijn functie, wat hen vertrouwd maakte met deze nieuwe tool die op hen wachtte… Het was al van hen.
Het management heeft een ‘gebruikershandleiding’ opgesteld die het standaardhandboek van Eudonet aanvult. Deze handleiding vertaalde de termen van het oude systeem naar de nieuwe tool en gaf uitleg over het nut van elk veld en elke invulstap. Bovendien werden alle vragen van de gebruikers gecentraliseerd en werden er vervolgens tutorials gemaakt die aan alle gebruikers werden verstrekt.
Met het Eudonet-team hadden we twee belangrijke fasen in het project bepaald: de noodzakelijke ontwikkelingen en de minder dringende ontwikkelingen. Hoewel de tweede fase werd vertraagd door de Covid-19-pandemie, heeft dit de basiswerking van de CCIBW niet beïnvloed. Uit financiële voorzichtigheid hebben we deze ‘gemakkelijke’ ontwikkelingen uitgesteld.
Zoals het gezegde luidt: ‘niets gebeurt toevallig’. Onze oude database was in een gesloten netwerk. Als we het project niet tijdig hadden gestart, ontwikkeld en geïntegreerd, zou geen enkele medewerker tijdens de lockdown vanuit huis hebben kunnen werken. Met Eudonet kostte het slechts een middag voordat de medewerkers van de CCIBW operationeel waren vanuit huis.”
Zeer snelle positieve effecten
“Tijdwinst behoort tot de eerste voordelen van Eudonet en is van toepassing op veel van onze dagelijkse taken: het beheer van inschrijvingen voor evenementen en trainingen, het beheer van lidmaatschappen en partnerschappen, activiteitenrapporten, enz. Veel van onze taken zijn vereenvoudigd, de centralisatie is betrouwbaar en we winnen aan efficiëntie in de klantrelatie.
Eudonet heeft zelfs een heilzaam effect gehad op de facturatie van de diensten van de CCIBW. Voorheen moesten we dubbel coderen. Vandaag de dag bespaart de batchfacturering de gebruiker gemakkelijk 1 dag.
We kijken uit naar fase 2 van ons project!
Heeft u een CRM-project voor uw beroepsvereniging, orde of federatie?
Heeft u meer informatie nodig? Wilt u met ons praten en informatie delen over uw vakgebied? Onze CRM-experts kunnen u helpen de zaken helderder te zien.
