Waarvoor gebruik je een CRM-systeem?

Waarvoor gebruik je een CRM-systeem?

Technisch gezien is onze huidige samenleving meer verbonden dan ooit, met een overvloedige hoeveelheid aan gegevens. In deze context is het ondenkbaar om zonder een systeem te werken dat deze overvloed aan gegevens op een overzichtelijke manier integreert en toegankelijk houdt voor gebruikers. Dit is precies de functie van een CRM, dat de binding met leden, donateurs en/of cursisten versterkt.

Centraal beheer van data

Door het centraliseren van je gegevens in één systeem bespaar je niet alleen tijd, maar ook geld. Wanneer verschillende bestanden met relatiegegevens circuleren binnen een organisatie, of het nu Excel-spreadsheets, Access-databases of andere documenten zijn, leidt dit vaak tot dubbel werk, onjuiste gegevens en/of verschillen tussen bestanden. Ook vandaag de dag zien wij dit toch nog regelmatig gebeuren binnen organisaties.

In een CRM-systeem leg je alle contactgegevens, voorkeuren, interesses en afspraken met relaties centraal overzichtelijk vast. Discipline is hierbij wel het toverwoord! Het is essentieel dat gebruikers op frequente basis gegevens vastleggen én onderhouden in het CRM. Daarbij zorgen functioneel, technisch of applicatiebeheerders ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot gegevens waarvoor ze geautoriseerd zijn. Hiermee voldoen ze dan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Integraties met andere systemen

Om je data centraal te kunnen beheren, is het vaak ook van belang dat je al je processen die worden ondersteund in je CRM-systeem, ook kunt verbinden met software applicaties van derden. Bijvoorbeeld door middel van een API (Application Programming Interface) kan een CRM-systeem communiceren met andere systemen, bijvoorbeeld met financiële systemen zoals Accountview, AFAS, Exact, King, Snelstart, Twinfield of Visma. Hierdoor blijft dezelfde actuele informatie beschikbaar voor verschillende afdelingen.

Voordat je een keuze maakt voor een CRM-systeem, is het belangrijk om een helder beeld te hebben van alle systemen die moeten worden gekoppeld. Let daarbij op de mogelijkheid van koppelingen en of hier extra kosten aan verbonden zijn.

Altijd en overal jouw gegevens in de cloud

Door het opslaan van je gegevens in de cloud kun je altijd en overal bij jouw gegevens, zolang je maar verbonden bent met het internet. Dit betekent dat gebruikers niet beperkt zijn tot alleen hun desktop of laptop voor toegang tot het CRM-systeem, maar ook onderweg kunnen inloggen via een browser op hun tablet of een app op hun mobiele telefoon.

Een bijkomend voordeel is dat er automatisch back-ups worden gemaakt, waardoor het risico van gegevensverlies geminimaliseerd wordt. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over het kwijtraken van belangrijke informatie.

Toekomstbestendig

Bij de keuze voor een CRM-oplossing is het niet alleen belangrijk dat het nu perfect aansluit bij jouw organisatie, maar ook dat het toekomstbestendig is. Naast het bieden van branche specifieke functionaliteiten is het van belang om te begrijpen hoe het systeem zich ontwikkelt. Zorg ervoor dat je niet alleen de huidige behoeften dekt, maar ook dat het CRM-systeem constant wordt doorontwikkeld.

Vraag na hoe en wanneer nieuwe versies beschikbaar komen voor gebruikers. Check daarnaast ook of feedback wordt gebruikt om het systeem verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door de inzet van gebruikersgroepen. Zo ben je verzekerd van een CRM-systeem dat niet alleen vandaag, maar ook morgen jouw organisatie naar succes leidt.

Kort samengevat biedt het gebruik van een CRM-systeem vele voordelen voor jouw organisatie en kan het jouw organisatie op de volgende gebieden verder helpen:

• Efficiëntie en tijdbesparing
• Een helder beeld van relaties
• Productief blijven, waar je ook bent
• Meegroeien met veranderende behoeften

In een andere blog richten we ons op het selectieproces van een nieuw CRM.