Wat moet je doen voordat je begint met jouw CRM-project?

Hoe bereid je je goed voor op de selectie en implementatie van een nieuw CRM systeem?

Analyseer de branche specifieke functionaliteit

Breng samen met leveranciers of onafhankelijke consultants in kaart in hoeverre jouw specifieke processen worden afgedekt door het gekozen CRM-systeem. Een grondige evaluatie in samenwerking met experts zorgt ervoor dat je het maximale haalt uit de mogelijkheden die het systeem biedt, en helpt je bij het nemen van weloverwogen beslissingen voor de toekomst van jouw organisatie.

Analyseer de mogelijke leveranciers

Bij het evalueren van potentiële CRM-leveranciers zijn er enkele cruciale vragen om in overweging te nemen:

1. Kennis en ervaring in de Branche: Hoeveel kennis en ervaring heeft de leverancier van en in jouw specifieke branche? 
2. Schaalgrootte: Beschikt de leverancier over voldoende schaalgrootte en gekwalificeerd personeel? 

3. Financieel solide: Is de leverancier in staat om te blijven investeren in nieuwe producten en up-to-date blijven?

Door het antwoord te achterhalen op deze vragen, vergroot je de kans dat de gekozen CRM-leverancier goed aansluit bij de vereisten van jouw organisatie.

Analyseer of de oplossing met de behoeften van je organisatie meegroeit

Onderzoek in hoeverre het systeem modulair van opzet is. Met andere woorden: is het makkelijk uit te breiden met nieuwe functionele modules? En is het mogelijk om aanvullend softwarewijzigingen te laten realiseren? Biedt de oplossing naast CRM ook mogelijkheden voor externe communicatie via portals? In hoeverre biedt de oplossing over complete oplossingen, dus combinatie van Leden en Cursussen? Relevante vragen, indien je naar je eigen eisen en wensen kijkt.

Zorg dat je eigen projectteam op orde is

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor je eigen organisatie. Zorg dat de juiste mensen de juiste rollen binnen je organisatie vervullen, van project manager tot key-user en van stuurgroep tot end-user. En zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Wat zijn de doelstellingen en wanneer is het project geslaagd? En wanneer niet.

Roadmap, User groups & Templates

Stel ook de vraag hoe regelmatig, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, er een nieuwe versie software beschikbaar komt, die direct kunt gebruiken zonder complexe migraties. Hoe ziet de roadmap er uit voor de komende periode? In hoeverre kun je via User Group inspraak hebben in de gewenste functionaliteit?

AVG, ISO 27001 & integraties

Bepaal ook in hoeverre de oplossing voldoet aan de privacywetgeving (AVG) en check of ze over een ISO 27001 certificaat beschikken. Tot slot, onderzoek in welke mate standaard templates beschikbaar zijn voor de implementatiemethode en data conversie, maar ook standaard document lay-out, rapportages en uiteraard integraties met financiële systemen of andere specifieke systemen zoals Spotler, CM., PE-online, aNewSpring, en Data Inside. 

We hopen dat we met deze series blogs een beetje op gang hebben geholpen. Heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.