Waar moet je op letten bij het kiezen van een CRM-systeem voor jouw organisatie?

Hoe pak je CRM-selectie aan? 

Bij het selecteren van het juiste CRM raden wij je aan om (onder meer) aandacht te besteden aan de volgende aspecten: 

• Sluiten de functionaliteiten aan op de branche specifieke behoeften van je organisatie? 
• In welke mate zorgt het systeem voor meer inzicht in leden, donateurs of cursisten? 
• In welke mate kan het systeem worden uitgebreid met bijvoorbeeld aanvullende modules? 
• Met welke systemen zijn integraties standaard al beschikbaar? 
• In hoeverre kunnen gebruikers zelfstandig zich het systeem eigen maken? 

Zoals eerder aangegeven, er zijn veel verschillende CRM-systemen. Het is vooral van belang te bepalen of het systeem in de standaard ondersteuning biedt voor branche specifieke processen.

Brengen de behoeften in kaart 

Of het nu branche- of beroepsverenigingen, goede doelen of opleiders betreft, de belangrijkste doelstellingen zijn het opbouwen en beheren van relaties. Denk dus goed na welke functies bijdragen aan het behalen van deze doelstellingen. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: 

• Klantgegevens op een centrale plek opslaan 
• Kennis onder de aandacht brengen en aanbod verspreiden 
• Communiceren met doelgroepen
• Werkprocessen vereenvoudigen 
• Stakeholders ondersteunen met kennis en informatie 

Het geheim van een goed CRM-systeem is dat dit flexibel en schaalbaar is, zodat ze meegroeit met de trends en ontwikkelingen in de markt en uiteraard met jouw organisatie. Leg daarom een lijst van functionele eisen en wensen vast die huidige, maar zeker ook toekomstige activiteiten ondersteunt. Deze lijst gebruik je dan als leidraad om te bepalen welk CRM-systeem het beste aan jouw eisen voldoet. Dit biedt de softwareleverancier ook inzicht in jouw verwachtingen en aan te geven wat wel en niet mogelijk is. 

Bepaal wat voor jouw organisatie de juiste prijs-kwaliteitsverhouding is 

Zoals eerder aangegeven, kunnen we CRM-systemen grofweg verdelen in drie hoofdcategorieën: 

1. Algemene CRM-systemen  
2. Open-Source CRM-systemen 
3. Branche specifieke CRM-systemen 

Indien de wensen en eisen vooral generiek zijn, dan kan de keuze voor een algemeen CRM-systeem een logische zijn. Houd er echter rekening mee, dat een dergelijk CRM-systeem niet voldoet indien je branche specifieke wensen en eisen hebt.

De grenzen van de functionele mogelijkheden zullen snel bereikt zijn en het risico op maatwerk is aanzienlijk. Naast de bijbehorende extra ontwikkelkosten, heb je dan ook te maken met extra onderhoudskosten, plus mogelijke extra migratiekosten naar nieuwe versies.

Open-source systemen zijn vaak gratis, maar daar gaan de kosten vooral naar de dienstverlening en beheer van de oplossingen. Tevens is de branche specifieke functionaliteit niet altijd aanwezig.

Indien je kiest voor een  branche specifieke oplossing, dan kies je voor een CRM-systeem met standaard functionaliteit specifiek voor jouw branche.

Als je uiteindelijk een keuze hebt gemaakt, hoe implementeer je dan het nieuwe systeem? Dan bespreken we in een andere blog.