Groene missie, slimme systemen: het CRM-systeem STB Goede Doelen verrijkt Utrechts Landschap
In het groene hart van Nederland, waar stad en natuur elkaar ontmoeten, zet Utrechts Landschap zich in voor een nobel doel: het behouden van natuur en cultureel erfgoed. Met een rijke geschiedenis die teruggaat tot 1927, is hun missie onveranderd gebleven – ervoor zorgen dat natuur, natuur blijft. Maar hoe blijft een organisatie met zo’n lange traditie innoveren in een wereld die steeds verandert? Het antwoord ligt deels bij de vooruitgang in technologie, met name bij Customer Relationship Management (CRM) systemen die hun bedrijfsvoering en communicatie naar een hoger niveau tillen. We spraken met Birgitta, fondsenwerver bij Utrechts Landschap, over de impact van het CRM-systeem van Eudonet binnen hun organisatie.
De uitdaging van Utrechts Landschap
Voor de komst van Eudonet kampte Utrechts Landschap met operationele beperkingen. Hun CRM bood onvoldoende mogelijkheden voor directe communicatie en efficiënte administratie – essentiële aspecten voor elke goede doelenorganisatie. ‘We hadden behoefte aan een geïntegreerde oplossing die niet alleen onze administratie stroomlijnt, maar ook de relatie met onze donateurs en vrijwilligers versterkt,’ vertelt Birgitta.
‘Eudonet stak erboven uit met hun flexibiliteit en schaalbaarheid’
In de constante evolutie van digitale hulpmiddelen, stond Utrechts Landschap voor de uitdaging om een CRM-systeem te vinden dat niet alleen aansloot bij hun huidige behoeften maar ook bij de langetermijnvisie van de organisatie. De keuze voor Eudonet kwam na een weloverwogen proces. Birgitta vertelt: ‘Na het beoordelen van verschillende aanbieders met uitgebreide pitches en evaluaties stak Eudonet erboven uit met hun flexibiliteit en schaalbaarheid, waardoor ze de perfecte partner voor ons werden. STB Goede Doelen is gebruiksvriendelijk, biedt ruimte voor persoonlijke correspondentie en het efficiënt beheren van donaties en incasso’s,’ precies waar Utrechts Landschap naar op zoek was.
Implementatie en acceptatie van STB Goede Doelen
De invoering van STB Goede Doelen was een gezamenlijk en zorgvuldig proces. ‘Zelf heb ik nog regelmatig contact met de projectleider, Arnold Vermaas, van de implementatie. We maken iedere keer nog stappen om verbeteringen aan te brengen. Dat werkt ontzettend prettig,’ legt Birgitta uit. De gebruiksvriendelijkheid was één van de belangrijkste criteria van Utrechts Landschap. Het systeem moest toegankelijk zijn voor de medewerkers van Utrechts Landschap. Dankzij de heldere voordelen en begeleide trainingen werd het nieuwe CRM-systeem goed ontvangen.
Resultaten en voordelen
Dankzij het CRM-systeem STB Goede doelen heeft Utrechts Landschap significante verbeteringen waargenomen. Het bijhouden van giften, het beheren van terugkerende donaties en het administreren van specifieke fondsenwervingsprojecten is efficiënter geworden. Birgitta licht toe: ‘We gebruiken het systeem intensief voor mailings en correspondentie. Maar wat voor ons echt belangrijk is, is het financiële aspect, zoals het afhandelen van incasso’s. We verwerken veel maandelijkse incasso’s, die via het systeem naar de banken gestuurd worden. Daarnaast ook het inlezen van bankbestanden waar betalingen binnenkomen; daarmee houden we overzicht over onze financiën. Voor campagnes kunnen we bepaalde projecten aanmaken waarbij we nu in één oogopslag kunnen zien hoeveel geld er voor een specifiek project binnenkomt en hoeveel donaties er zijn gedaan.’
Toekomstige doelen en ontwikkelingen
Utrechts Landschap blijft innoveren en nieuwe functies toevoegen aan hun CRM-systeem, zoals het ‘Mijn Omgeving’ platform. STB Goede Doelen faciliteert het opbouwen van hechte relaties met donateurs en ondersteunt hierbij geïntegreerde campagnes. Het toekomstige doel is het implementeren van een geavanceerde autorisatietabel binnen het CRM-systeem. Het vastleggen van inlogprofielen in STB Goede Doelen zorgt ervoor dat gebruikers toegang hebben tot relevante functies die aansluiten bij hun rol.
Birgitta kijkt enthousiast voorruit naar de ontwikkelingen van de ‘Mijn Omgeving’ om donateurs meer controle te geven en hen toegang te verlenen tot exclusieve content. Birgitta vertelt over de plannen: ‘Wij willen dat onze ‘Beschermers’ zelf kunnen inloggen op de website en hun eigen gegevens kunnen beheren. Bijvoorbeeld hun rekeningnummer wijzigen of aangeven welke nieuwsbrieven ze wel of niet willen ontvangen. Ook ons magazine, dat nu drie keer per jaar fysiek uitkomt, willen we online beschikbaar maken voor wie dat wil. Dit is gekoppeld aan Spotler. Ook nieuwe aanmeldingen worden in Spotler opgenomen en ontvangen dan automatisch de nieuwsbrief.’
Tot slot
Het gesprek met Birgitta onderstreept hoe STB Goede Doelen bijdraagt aan de missie van Utrechts Landschap om de natuur te beschermen. Door de processen van fondsenwerving te optimaliseren, verhoogt het systeem niet alleen de efficiëntie maar ook de effectiviteit van de campagnes die direct bijdragen aan natuurbehoud. Het biedt een solide platform voor het beheren van relaties met donateurs, vrijwilligers en andere stakeholders, waardoor Utrechts Landschap in staat is om een groter bewustzijn en betrokkenheid te creëren voor hun missie.
Bovendien maakt de verbeterde financiële administratie, inclusief het verwerken van incasso’s en giften, het mogelijk voor Utrechts Landschap om hun middelen directer en transparanter in te zetten voor natuurbehoud.
Wil jij ook als goede doelen of fondsenwervende organisatie donateurs werven, collectes organiseren en faciliteren, nalatenschappen beheren en/of doelbesteding beheren? Dan biedt Eudonet met STB Goede Doelen de oplossing die jouw organisatie helpt haar doelstellingen te bereiken. Neem gerust contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden.
